Содержание материала
НАДО ЛИ ПИСАТЬ В ПИСЬМЕ ФРАЗУ ЗАРАНЕЕ БЛАГОДАРЕН
В деловой переписке лучше никогда не употреблять фразы «заранее благодарен», «заранее спасибо». То есть в деловом письме никогда нельзя заранее благодарить адресата.
Эта фраза может вызвать у адресата отторжение. Так как он может подумать, что вы его принуждаете согласиться с вашим предложением.
Также подобный речевой оборот не соответствует нормам деловой этики. Словами «заранее благодарен», «заранее спасибо» вы вызовете у адресата недоумение. То есть он может предположить:
1) что ему приказывают что-то сделать. Следовательно, адресат может посчитать, что его заставляют сделать то, что выгодно другому, но не ему. То есть его уже заранее благодарят, вынуждая соответствовать этой благодарности.
2) Также адресат может подумать, что если он исполнит просьбу его больше не собираются благодарить.
3) Или, получатель письма может посчитать, что его заранее благодарят, чтобы попросить еще о чем-то.
Фразой «заранее благодарен» очень часто злоупотребляют в электронной переписке. Но вы никогда в деловом письме не используйте эту фразу. Так как такая фраза только сократит взаимодействие между вами и адресатом.
КАКИМИ ФРАЗАМИ ЗАКОНЧИТЬ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО
Если вы хотите получить желаемое действие от адресата и результат от деловой переписки, то лучше использовать другую речевую конструкцию. Например, фразу «заранее благодарю» можно заменить словами «будем признательны…», «буду рад …», «надеемся на взаимовыгодное сотрудничество…» и т.д.
Если вы хотите выразить благодарность, то закончите фразы деловых писем словами благодарности. Ведь когда мы благодарим, мы вызываем у получателя письма симпатию.
Но как упоминалось выше, нельзя писать фразу «заранее благодарен». Так как эти слова получатель письма может интерпретировать, как принуждение. Следовательно, слова «заранее благодарен» могут вызвать у адресата неприятие. А правильная конструкция с этим словом или замена на похожие смысловые слова вызовут у него положительный отклик.
Выражение благодарности в деловом письме лучше закончите другими идентичными по смыслу фразами. Например, «Будем рады получить от Вас ответ…», «Благодарим Вас за сотрудничество и надеемся на …», «Благодарим Вас за внимание и просим …», «Надеемся на плодотворные деловые отношения с Вами…», «Буду очень признателен Вам за…», «Благодарю Вас за поддержку и помощь в строительстве объекта. И надеюсь на дальнейшие взаимовыгодные отношения» и так далее.
Вот некоторые письма примеры с выражением благодарности:
____________________Просьба о финансовой помощи_____
Уважаемый Имя Отчество,
Благотворительный фонд «Подари жизнь» проводит сбор средств для помощи детям с сердечными заболеваниями.
Искренне просим Вас оказать нашему фонду посильную денежную помощь до 1 миллиона рублей. Так как этой суммы не достает для отправки на лечение в Германию 10 больных детей.
Сердечно благодарим Вас за многолетнее содействие нашему фонду и неравнодушие к судьбам нуждающихся людей. Надеемся на Вашу помощь в лечении граждан нашей страны.
с уважением, ___________________________________________________________________________
___________________Письмо просьба________________________
Уважаемый Имя Отчество,
Просим Вас принять участие в благотворительной акции «Соберем ребенка в школу». А также рассмотреть вопрос о выделении выпускаемых Вами школьных принадлежностей для проведения благотворительной акции. Акция будет проходить 25 июня 2017г. в 17-00 по адресу: г. Алматы, ул. Новая, 28/70.
Будем очень признательны Вам, если Вы сообщите нам о возможности Вашего участия в срок до 12 июня 2017 г.
с уважением, ___________________________________________________________________________
____________________Письмо подтверждение 1_______________________
Уважаемый Имя Отчество ,
АО «LINGUA» подтверждает получение товара в необходимом количестве и благодарит Вас за быстрое выполнение заказа.
с уважением,
________________________________________________________________________
______________Письмо благодарность_____________________
Уважаемый Имя Отчество,
Примите самые искренние поздравления от всего нашего коллектива.Мы верим, что под Вашим руководством наша компания способна выстоять в любых непредвиденных обстоятельствах.
От всей души благодарим Вас за поддержку и желаем Вам благополучия и крепкого здоровья.
с уважением,
_____________________________________________________________________________
________Сопроводительное письмо________________
Уважаемый Имя Отчество,
Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию бухгалтера/заместителя главного бухгалтера в Вашей компании. Буду рада получить от Вас приглашение на собеседование.Готова предоставить любую необходимую дополнительную информацию для рассмотрения моей кандидатуры.
Резюме прилагается.
_________________________________________________________________________
__________________________Письмо подтверждение 2______________
Уважаемый Имя Отчество,
Настоящим мы подтверждаем свое согласие на установление партнерского сотрудничества с Вами.
Выражаем свою готовность к подписанию с Вами всех необходимых документов. И надеемся на плодотворные доверительные взаимоотношения с Вами.
___________________________________________________________________________
Смотрите также образцы благодарственных писем по ссылке
Related posts:8 шагов для эффективной электронной перепискиКак написать благодарственное письмо. Пример письмаКак правильно написать ответ на деловое письмо.
Видео
Полезные советы по оформлению финала письма
Продумайте активную часть финала. Напишите в заключении сообщения о следующих шагах в максимально понятной для получателя форме. Четкие формулировки позволят Вам удерживать инициативу в переписке и будут способствовать быстрому получению ответа на Вашу просьбу, запрос информации и т. д.
Пишите максимально понятно. Разъясните получателю, какие действия он должен предпринять после получения письма. Неудачный вариант, когда адресат, прочитав сообщение, вынужден сам додумывать, чего же от него хотят. Активная часть финала обязательно должна отвечать на вопросы:
- каким будет следующий шаг (указание на действие);
- когда нужно выполнить действие (обозначение сроков).
В этих примерах активная часть сформулирована правильно:
- Прошу прислать скорректированный вариант договора 15 июля до 18:00 включительно. Прошу обращаться при возникновении вопросов.
- Пожалуйста, продумайте возможные пути решения проблемы с дефицитом кадров. Жду ваши предложения до конца недели (до 17:00 в пятницу).
- Буду признателен за помощь, если получу Ваш ответ до 10 августа включительно. С уважением…
Соблюдайте баланс между частями финала. Важно помнить, что имиджевая составляющая отлично работает на создание положительного настроя при прочтении, но может размывать цель, снижать действенность сообщения. Готовые позитивные клише не настраивают адресата на оперативный ответ. Именно поэтому не стоит в качестве финальной фразы использовать стандартное «Спасибо, что обратились в нашу компанию!». Заключение должно быть более активным, призывающим к действию.
Откажитесь от шаблонных подписей. Нельзя забывать о том, что имиджевая составляющая должна быть созвучна теме сообщения. Если одна и та же фраза всегда используется в качестве шаблона для блока подписи, она не всегда может соответствовать контексту переписки. В таком случае имиджевая составляющая перестает выполнять свое назначение.
Соблюдение рамок
Для того чтобы поддерживать разговор в деловом формате, необходимо соблюдать рамки. Вы можете общаться на любую тему со своим работодателем или подчиненным при условии, что эта тема касается работы. Если же затрагиваются личные вопросы, происходит нарушение границ.
В деловой переписке нужно проявлять уважение и не принято обсуждать личную жизнь, секс, питание и увлечение. Не стоит также акцентировать внимание на физической форме собеседника, если вы не являетесь тренером по фитнесу.
Безусловно, часто происходит так, что между коллегами завязывается крепкая дружба, но дружить и обсуждать личные темы необходимо строго в нерабочее время. Для того чтобы не смешивать деловую переписку с личной, следует:
- Не желать хороших выходных и не интересоваться, как человек планирует провести или провел отпуск.
- Не обсуждать выпивку, еду и хобби. Исключением может быть плановый выезд на природу всем коллективом.
- Не обсуждать людей, их внешний вид, стиль и манеру поведения.